การวางแผนสืบทอดตำแหน่ง — การลงทุนเพื่อความต่อเนื่องทางธุรกิจ

ธนาคารกลางของอินเดียได้ประกาศกฎใหม่ซึ่งกำหนดให้ผู้บริหารระดับสูงและกรรมการผู้จัดการของธนาคารเอกชนสามารถดำรงตำแหน่งได้เพียง 15 ปีเท่านั้น กฎนี้อาจก่อให้เกิดความตระหนกแก่ธนาคารยักษ์ใหญ่ในภาคเอกชนหลาย ๆ แห่ง คุณน่าจะพอทราบปัญหาที่ธนาคารเหล่านี้อาจเผชิญอยู่ แต่หากคุณยังไม่ทราบ ปัญหาที่ว่านั้นคือ “การขาดการวางแผนสืบทอดตำแหน่ง”

แล้วการวางแผนสืบทอดตำแหน่งคืออะไร?

การวางแผนสืบทอดตำแหน่งเป็นการระบุตัวผู้มีความสามารถในบทบาทสำคัญหรือบทบาทผู้นำองค์กรอย่างโดดเด่น และเตรียมพวกเขาให้พร้อมกับความก้าวหน้าในตำแหน่งระดับสูง แม้ว่าจะฟังดูเป็นเรื่องง่าย แต่ก็เป็นอีกแง่มุมที่ท้าทายที่สุดและถูกละเลยในการดำเนินกลยุทธ์องค์กร

ทำไมสิ่งนี้จึงถูกละเลย?

ความล้มเหลวในการวางแผนคือการวางแผนไปสู่ความล้มเหลว – ประโยคนี้เป็นคำเตือนที่ตรงที่สุดซึ่งสะท้อนความสำคัญในการวางแผนสืบทอดตำแหน่ง ในระดับบุคคล เรามักเลือกลงทุนกับการทำประกันชีวิตหรือประกันภัยรถยนต์เพื่อลดความเสี่ยงจากเหตุการณ์ไม่คาดคิดต่าง ๆ แม้แต่ในองค์กรก็ยังมีการสร้างสำเนาข้อมูลเก็บไว้เพื่อหลีกเลี่ยงการสูญหาย อย่างไรก็ตาม เมื่อกล่าวถึงประเด็นเรื่องความพร้อมของผู้ที่มีความสามารถ จะเห็นได้ว่าสิ่งนี้ถูกละเลยไปอย่างมาก จากประสบการณ์ที่ได้ร่วมพิจารณากับผู้บริหารระดับสูงมากมาย สาเหตุบางประการของการละเลยดังกล่าวมีดังนี้:

• ใช้เวลานาน
• ถูกพิจารณาว่าเป็นงานในขอบข่ายของฝ่ายทรัพยากรมนุษย์มากกว่าจะเป็นงานเชิงกลยุทธ์
• การรับพนักงานใหม่เป็นวิธีที่ง่ายกว่า
• ผลสำเร็จของแผนปรากฏให้เห็นช้า
• ความเอนเอียงและอคติในองค์กร

ทำไมสิ่งนี้จึงมีความจำเป็น?

อนาคตนั้นย่อมยากแท้หยั่งถึง ซึ่งสถานการณ์ที่อาจทำให้องค์กรสูญเสียความสามารถไปมีดังนี้

• ผู้บริหารระดับสูงเกษียณการทำงาน
• พนักงานที่มีความสามารถเสียชีวิตลงกะทันหัน
• พนักงานย้ายไปร่วมงานกับองค์กรที่ให้ค่าตอบแทนและโอกาสที่ดีกว่า

ณ จุดนี้ คำถามสำคัญ คือ องค์กรจะป้องกันตนเองจากสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้เหล่านี้ได้อย่างไร คำตอบสำหรับเรื่องนี้เป็นความคิดที่ผ่านการใคร่ครวญมาเป็นอย่างดีแล้ว —

กระบวนการวางแผนสืบทอดตำแหน่ง

ควรนำกระบวนการดังกล่าวมาใช้อย่างไร?

การวางแผนการสืบทอดตำแหน่งที่มีประสิทธิภาพมีทั้งสิ้น 5 ขั้นตอน ดังนี้:-

1. ระบุกลุ่มงานที่สำคัญด้านกิจการองค์กรและบทบาทงาน:

การวางแผนการสืบทอดตำแหน่งเป็นกิจกรรมที่จะใช้ทรัพยากรต่าง ๆ ในองค์กรของคุณ ซึ่งคุณควรลงทุนอย่างเต็มที่เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด คุณยังจำเป็นจะต้องจัดบทบาทของงานต่าง ๆ แยกออกเป็นกลุ่มเพื่อระบุงานที่สำคัญด้านกิจการองค์กร

สำหรับตอนนี้ ขอแนะนำว่า HR ควรดำเนินการระดมความคิดโดยการใช้คำถาม เช่น:
จะเกิดผลกระทบอะไรบ้างหากสูญเสียพนักงานในกลุ่มงานเหล่านี้?
ทรัพยากร/ผู้ที่มีทักษะเหล่านี้ขาดแคลนในตลาดหรือไม่?
พนักงานเหล่านี้จะเป็นผู้ขับเคลื่อนการเติบโตของธุรกิจในอนาคตหรือไม่?

2. กำหนดคุณลักษณะหลักที่จำเป็นสำหรับการปฏิบัติงานในบทบาทเหล่านั้น:

ขั้นตอนที่สองคือการทำความเข้าใจคุณลักษณะหลักที่ส่งผลให้งานเกิดผลสำเร็จ คุณลักษณะบางประการที่บริษัทต่าง ๆ มักใช้ในการระบุดังกล่าวมีดังนี้
ทักษะ ความสามารถ ความรู้เชิงลึก ประสบการณ์ และคุณสมบัติ

3. ระบุตัวผู้มีความสามารถระดับสูงด้วยการวัดประเมินบนปัจจัยต่าง ๆ:

การสรรหาผู้มีความสามารถเหมาะสมในเวลาอันเหมาะสมนับเป็นกุญแจสำคัญของกระบวนการนี้ ดังนั้น จึงจำเป็นต้องดำเนินการคัดพนักงานที่เข้าข่ายให้มาอยู่ในกลุ่มตัวเลือก ซึ่งช่วยให้มั่นใจว่าคุณมีแผนสำรองหากแผนหลักล้มเหลว ด้านล่างนี้คือหลักฐานและข้อมูลบางส่วนที่ควรนำมาประกอบการพิจารณาเลือกผู้สมควรสืบทอดในแต่ละตำแหน่ง
ผลตอบรับและข้อเสนอแนะจากการพิจารณาทบทวนอย่างรอบด้าน, ผลงานตลอดระยะเวลาการทำงานที่ผ่านมา, ความสมัครใจในการเลื่อนขึ้นสู่ตำแหน่งระดับสูง, ความเสี่ยงที่จะสูญเสีย, ผลกระทบจากการสูญเสีย

4. มอบหมายให้ทีมติดตามความคืบหน้า

เมื่อดำเนินการตามขั้นตอนยาก ๆ ข้างต้นเรียบร้อยแล้ว คุณจำเป็นต้องมอบหมายภารกิจให้แก่สมาชิกในทีมในเป็นผู้ช่วยเหลือกลุ่มพนักงานที่ได้รับคัดเลือก และคอยติดตามความคืบหน้าในการทำงานของพวกเขา

5. ทบทวนศักยภาพและความพร้อมเป็นระยะ

การตรวจสอบทบทวนอย่างสม่ำเสมอเพื่อประเมิน “ความพร้อม” ของพนักงานที่จะเข้าดำรงตำแหน่งเป็นสิ่งจำเป็น แผนการสืบทอดตำแหน่งจะตกอยู่ในภาวะเสี่ยงหากความพร้อมของผู้สืบทอดเกิดช้ากว่ากำหนดเวลาตามแผน เช่น:
รองประธานฝ่ายขายในองค์กรของคุณกำลังจะเกษียณอายุในอีก 6 เดือนข้างหน้า แต่พนักงานในกลุ่มผู้สืบทอดใช้เวลาเตรียมตัว 2 ปีจึงจะพร้อมรับตำแหน่งดังกล่าว

ตัวชี้วัดความสำเร็จในการวางแผนสืบทอดตำแหน่ง:

หากวัดผลไม่ได้ ก็ย่อมจัดการไม่ได้เช่นกัน – ปีเตอร์ ดรักเกอร์

เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะได้แผนที่ถูกต้องและเป็นประโยชน์ คุณต้องตรวจสอบตัวชี้วัดต่อไป:

• เวลาในการรับตำแหน่ง
• อัตราการคงอยู่ของพนักงานผู้ปฏิบัติงานระดับดีเด่น
• อัตราเส้นทางในอาชีพ

ประโยชน์ของแผนการสืบทอดตำแหน่ง:

การวางแผนสืบทอดตำแหน่งเป็นกลยุทธ์ระยะยาว จึงไม่แสดงให้เห็นถึงประโยชน์ได้ตั้งแต่วันแรก องค์กรที่พร้อมลงทุนกับกระบวนการวางแผนสืบทอดตำแหน่งจะเห็นการเปลี่ยนแปลงเชิงบวกในด้านต่าง ๆ ต่อไปนี้ :

• ความพึงพอใจของพนักงาน
• การมีส่วนร่วมของพนักงาน
• การมีพนักงานที่มีศักยภาพสูงในองค์กร
• ความต่อเนื่องของธุรกิจ
• ค่าใช้จ่ายในการจ้างงานต่ำ

สิ่งนี้จะสร้างแรงผลักดันให้แก่ธุรกิจในยุคหลังโควิดได้อย่างไร?

แม้ว่าองค์กรต่าง ๆ จะทยอยปรับตัวให้สามารถรับมือกับสถานการณ์โควิดที่เกิดขึ้นเมื่อไม่นานนี้ได้บ้างแล้ว แต่การวางแผนสืบทอดตำแหน่งก็ยิ่งมีความสำคัญมากขึ้น ท้ายที่สุด องค์กรที่เตรียมพร้อมแผนสำหรับอนาคตจะเติบโตและก้าวหน้าท่ามกลางความผันผวนในอนาคต การทุ่มเทเวลาและแรงเพื่อสร้างแผนการสืบทอดตำแหน่งที่แข็งแกร่งจะช่วยลดความกังวลด้านสูญเสียพนักงานระดับสูงและความไม่ต่อเนื่องในธุรกิจลงได้ อย่างไรก็ตาม คำถามนั้นยังคงอยู่ – “องค์กรของคุณพร้อมที่จะลงทุนกับการประกันความเสี่ยงนี้แล้วหรือยัง?”